-Sistema
Un sistema es una entidad material o inmaterial, imaginaria, proyectada o construida formada por partes organizadas con funciones específicas causales que interactúan entre sí de manera que las propiedades del conjunto, sin contradecirse, son mayores/diferentes a las de las propiedades de cada una de las partes. Tal propiedad sistémica da lugar a una o más propiedades emergentes.
Los sistemas reales intercambian con su entorno energía, información y materia. Una célula, organismo vivo, una inteligencia la Biosfera, un planeta son ejemplos de sistemas naturales. El concepto se aplica también a sistemas humanos o sociales, como una sociedad entera, la administración de un estado, un ejército, una cárcel o una empresa.
-Organizaciones
Las organizaciones son sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas. También se definen como un convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito específico. Las Organizaciones son el objeto de estudio de la Ciencia de la Administración, y a su vez de algunas áreas de estudio de otras disciplinas como la Sociología, la Economía y la Psicología.
Una Organización es un grupo social que está compuesto por personas adecuadas a la naturaleza de cada individuo el cual tiene por función organizarse, tareas y administración, que forman una estructura sistemática de relaciones de interacción, tendientes a producir bienes o servicios para satisfacer las necesidades de una comunidad dentro de un entorno y así poder satisfacer su propósito distintivo que es su misión.
-Tipos de Sistema
Los sistemas pueden ser abiertos o cerrados, según que realicen o no intercambios con su entorno. Un sistema abierto es el que recibe flujos de energía y materia de su ambiente, cambiando o ajustando su comportamiento o su estado según las entradas que recibe. Los sistemas abiertos, por el hecho de recibir energía, pueden realizar trabajo y mantener o desarrollar sus propias estructuras y su contenido de información. Un sistema cerrado, sólo intercambia energía entre sus partes hasta el agotamiento de ese contenido energético; un sistema aislado o cerrado no tiene ningún intercambio con el entorno que le rodea.
-Organización como sistema abierto
Importación (entrada): la organización recibe insumos del ambiente y necesita provisiones energéticas de otras instituciones, personas o del medio. Ninguna estructura social es autosuficiente.
Transformación (procesamiento): los sistemas abiertos transforman la energía disponible. La organización procesa y transforma insumos en productos acabados, mano de obra, servicios, etc.
Exportación (salidas): los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el medio ambiente.
Los sistemas como ciclos que se repiten: el funcionamiento de cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importación-transformación-exportación. La importación y exportación son transacciones que envuelven al sistema en ciertos sectores de su ambiente inmediato, la transformación o procesamiento es un proceso contenido dentro del propio sistema.
Entropía negativa: los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso entrópico y reabastecerse de energía manteniendo indefinidamente su estructura organizacional. A dicho proceso se le llama entropía negativa o negentropía.
Información como insumo, retroalimentación negativa y proceso de codificación: los sistemas vivos reciben como insumos, materiales conteniendo energía que se transforman por el trabajo hecho. También reciben información, proporcionando señales sobre el ambiente. La entrada de información más simple es la retroalimentación negativa (negative feedback), que permite al sistema corregir sus desvíos de la línea correcta. Las partes del sistema envían información de cómo operan a un mecanismo central y mantiene así la dirección correcta. Si dicha retroalimentación negativa es interrumpida, el estado firme del sistema desaparece. El proceso de codificación permite al sistema reaccionar selectivamente respecto a las señales de información para las cuales esté programado. Es un sistema de selección de entradas a través del cual, los materiales son rechazados o aceptados e introducidos a su estructura.
Estado firme y homeostasis dinámica: los sistemas abiertos se caracterizan por un estado firme, ya que existe un influjo continuo de energía del exterior y una exportación continua de los productos del sistema. La tendencia más simple del estado firme es la homeostasis, pero su principio básico es la preservación del carácter del sistema, o sea, un equilibrio casi-estacionario. Los sistemas reaccionan al cambio o lo anticipan por intermedio del crecimiento que asimila las nuevas entradas de energía en la naturaleza de sus estructuras. La homeostasis es un mecanismo regulador.
Diferenciación: la organización, como todo sistema abierto, tiende a la diferenciación, o sea, a la multiplicación y elaboración de funciones, lo que le trae también multiplicación de papeles y diferenciación interna.
Equifinalidad: los sistemas abiertos se caracterizan por el principio de equifinalidad, o sea, un sistema puede alcanzar, por una variedad de caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales.
Límites o fronteras: como sistema abierto, la organización presenta límites o fronteras, esto es, barreras entre el ambiente y el sistema. Definen el campo de acción del sistema, así como su grado de apertura.
-Eficiencia y Eficacia en las Organizaciones
Eficiencia:
Consiste en la medición de los esfuerzos que se requieren para alcanzar los objetivos. El costo, el tiempo, el uso adecuado de factores materiales y humanos, cumplir con la calidad propuesta, constituyen elementos inherentes a la eficiencia. Los resultados más eficientes se alcanzan cuando se hace uso adecuado de estos factores, en el momento oportuno, al menor costo posible y cumpliendo con las normas de calidad requeridas
Eficacia:
Eficacia mide los resultados alcanzados en función de los objetivos que se han propuesto, presuponiendo que esos objetivos se mantienen alineados con la visión que se ha definido. Mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas necesarias para arribar a esos objetivos, se cumplen de manera organizada y ordenada sobre la base de su prioridad e importancia. La efectividad se encuentra en el equilibrio entre la producción de los resultados deseados y la capacidad de producción.
A partir de las definiciones de eficacia y eficiencia se pueden graficar las distintas situaciones que pueden presentarse y como afectan a la organización dependiendo del sector del cuadrante en que se encuentre:
Puede hacerse un análisis particular de cada sector, partiendo de la premisa que para que una organización funcione debe tener, al menos, un mínimo nivel de eficacia y eficiencia en sus procedimientos.
Lo peor que le puede ocurrir en una organización es tener bajos niveles de eficiencia y eficacia. Esto genera una actitud vegetativa. Su partida de defunción está en marcha. No tiene posibilidades de competir.
Tampoco es lógico pensar que se puede desenvolver normalmente la organización donde la preponderancia de uno de los factores sobre el otro sea abrumadora. Uno no puede imaginarse lo que puede suceder en un ente con un alto grado de eficacia y muy baja eficiencia (alcanzar los objetivos a cualquier precio).
Cuando se haya puesto como objetivo alcanzar un grado de eficiencia por sobre todas las cosas, seguramente no pasará nada extraordinario o fuera de lo normal pero esto también puede conducir a la desaparición, aunque sin demasiado ruido, de la organización. Se puede inmovilizar al ente y causar perjuicios muy altos e irreversibles, teniendo en cuenta la velocidad del cambio que debe producirse en las organizaciones para poder perdurar en este mundo altamente globalizado va a desaparecer prolijamente.
Sin duda una situación donde el Management de la organización se desenvuelva en un alto grado de eficacia que alcance los objetivos planteados al menor costo posible (mayor eficiencia) forma parte del ideal de todo emprendedor o de su máximo responsable.
La búsqueda de un alto grado de eficacia, lograda en forma eficiente debe formar parte de la visión de la organización y formar parte vital de la misión de sus líderes.
Un líder se considerará satisfecho de haber cumplido su función y deberá ser reconocido su éxito, cuando alcance el justo equilibrio entre eficacia y eficiencia en su gestión. No sólo a nivel personal, sino trasmitiéndola a todos los componentes de su grupo de trabajo. La composición de un equipo de trabajo debe procurar que sus integrantes estén conformados por una adecuada dosificación de eficacia y eficiencia a través de sus actitudes y aptitudes.
ALGUNAS DIFERENCIAS ENTRE EFICIENCIA Y EFICACIA
| EFICIENCIA | EFICACIA |
| Énfasis en los medios | Énfasis en los resultados |
| Hacer las cosas correctamente | Hacer las cosas correctas |
| Resolver problemas | Lograr objetivos |
| Ahorrar gastos | Aumentar creación de valores |
| Cumplir tareas y obligaciones | Obtener resultados |
| Capacitar a los subordinados | Proporcionar eficacia a subordinados |
| Enfoque reactivo (Del pasado al presente) | Enfoque proactivo (Del futuro al presente) |
| Pregunta principal | |
| ¿Cómo podemos hacer mejor lo que hacemos? | ¿Qué es lo que deberíamos estar haciendo? |
-Teoría General de Sistemas
La teoría general de sistemas es un estudio interdisciplinario que encuentra las propiedades comunes que hacen funcionales a entidades que al cumplir relaciones de conjunto con fines propios, pasan a conformar sistemas.
Con esta cualidad sistémica se modelan todos los niveles de la realidad conocidos, y en cualquiera de sus relaciones de interpretación significativa. Realidad conocida que tradicionalmente es, o a sido estudiada por disciplinas académicas diferentes.
Los principios lógicos y leyes de relación básicos para definir un sistema, son atribuidos al biólogo austriaco Ludwig Von Bertalanffy.
La Teoría General de Sistemas existe como un propósito integrador, como método de conformación de modelos y como programa de investigación teórica, su factibilidad no es directa sino cuando mediante sus resultados se contribuye a la comprobación empírica, lógica o hermenéutica de cualquier proyecto de investigación comprobación y control o hasta que la operatividad de tal teoría, ya en la práctica esté demostrada. Sus propósitos básicos están en:
- Disponer de términos y conceptos para describir rasgos comunes y esenciales de cualquier sistema para encontrar leyes generales aplicables a la comprensión de su dinámica y sus causas.
- Formalizar o modelar descripciones de la realidad no como entes pasivos o de estructura sino funcionales y dinámicos, que permiten descubrir tanto una parte, su función en el conjunto sistémico y la función total del sistema.
- Se hace factible simplificar diferentes niveles de abstracción de cualquier objeto; que por su complejidad, o historicidad, son difíciles de ser explicados.
- Los sistemas históricos necesitan ya no solo de una memoria, ya que esto no es suficiente para entender su trayectoria sin disponer de su emergencia causal como sistema en su particular trayectoria en el tiempo.
- Supera y observa la oposición entre las dos aproximaciones al conocimiento de la realidad:
- La analítica, basada en operaciones de reducción.
- La estructurada, basada en la composición.
- La emergencia de su funcionalidad como sistema.
La Teoría General de los Sistemas (TGS), surgió en el campo de la Biología, pero pronto se hizo muy útil en el estudio del desarrollo de disciplinas distintas y se aprecia su influencia en la aparición de otras nuevas. Con mayor antigüedad las aplicaciones sistémicas tienen que ver con la formación de teorías y aplicaciones estratégicas. En la actualidad se ha ido constituyendo el amplio campo de la sistémica o de las ciencias de los sistemas como parte de un enfoque integrado y funcional de la realidad.
Características de los Sistemas
PROPÓSITO U OBJETO: Todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.
- GLOBALISMO O TOTALIDAD: Un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa / efecto. De estos cambios y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia.
- ENTROPÍA: Es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema.
- HOMEOSTACIA: Es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno. Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. Los sistemas pueden operar, tanto en serio como en paralelo.
-Información
En sentido general, la información es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje. Desde el punto de vista de la teoría general de sistemas cualquier señal o input capaz de cambiar el estado de un sistema constituye un pedazo de información.
Los datos sensoriales una vez percibidos y procesados constituyen una información que cambia el estado de conocimiento, eso permite a los individuos o sistemas que poseen dicho estado nuevo de conocimiento tomar decisiones pertinentes acordes a dicho conocimiento.
Desde el punto de vista de la ciencia de la computación, la información es un conocimiento explícito extraído por seres vivos o sistemas expertos como resultado de interacción con el entorno o percepciones sensibles del mismo entorno. En principio la información, a diferencia de los datos o las percepciones sensibles, tienen estructura útil que modificará las sucesivas interacciones del ente que posee dicha información con su entorno.
-Datos
El dato es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica etc.), un atributo o una característica de una entidad. El dato no tiene valor semántico (sentido) en sí mismo, pero si recibe un tratamiento (procesamiento) apropiado, se puede utilizar en la realización de cálculos o toma de decisiones. Es de empleo muy común en el ámbito informático y, en general, prácticamente en cualquier disciplina científica.
En programación, un dato es la expresión general que describe las características de las entidades sobre las cuales opera un algoritmo.
En Estructura de datos, es la parte mínima de la información.
Un dato por sí mismo no constituye información, es el procesamiento de los datos lo que nos proporciona información.
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